スキャニングの業務改善効果

スキャニングサービスを外部委託する理由と、そのメリットについて詳しくご紹介していきます

スキャニングサービスの利便性

自社でスキャニング作業を行う場合、実際にスキャニングをする為にどのようなことをしなければいけないのでしょうか?

まず、バインダからファイルを取り出すことから始まり、ホッチキスはずし、クリップはずし、折込みのばし(折り込まれているものを広げる)、ナンバリング、付箋廃棄、ラベル貼付、破れ補修などなど、挙げればキリがないほどたくさんの作業があります。

実は、企業にとって外部委託するほどの相当なメリットを潜んでいるのが「スキャニングサービス」です。ここでは、そのメリットをいくつかご紹介していきたいと思います。

メリット1.業務効率化

・電子化されたデータは、必要な人がタイムリーに欲しい情報を得られるようになり、時間のロスが無くなり業務効率が向上します。 (更に、OCR処理をして全文検索を可能にします)
・会議前に必要な資料をメール送信し、人数分のコピーの手間を省きます。
・電子化された文書に検索キーを埋め込むことによって、更に検索時間が短縮できます。
・データが共有されることにより、いつでも必要なデータが取り出せます。(参考資料数が紙のときのように限られていません)
・管理者の方は、誰が必要資料を閲覧しているかを確認することも可能です。

時間コストの削減例

一日のうち書籍の検索平均時間・・・約20分間と言われています
文書を電子化にすることにより検索時間を約10分~15分短縮できたとした場合

《年間240日間の出勤日 × 時給2000円の人の分給33円 × 10分の短縮 = 一人当たりの年間削減金額 79,200円》

10人で年間792,000円のコスト削減が可能!!

メリット2.セキュリティ強化

・紛失、災害などのリスクに備えたバックアップ体制が万全になります。
・情報漏えい対策として、アクセス権限や利用履歴を生かした管理の中で、セキュリティ強化を図ることが可能です。
・ログ監視ツールの導入で、誰が、いつ、何を、閲覧、複写、どこに送付したのかという痕跡をデータとして残すことのよるセキュリティ強化も可能です。

メリット3.省スペース化

・紙書類の保管のための「倉庫」、「広い事務所への移転」などの分のコストの削減が可能です。
・増え続ける書類を電子化することにより、スペースを10分の1以下することが可能です。(家賃に換算すると、その差は膨大です)

スペースコストの削減例

オフィスの月間平均賃料 26,000円(1坪あたり)→7,880円(㎡あたり)

キャビネット1つのスペース90cm×45cmとした場合(0.4㎡)
0.4㎡ × 7,880円 × 12ヶ月 =37,824円(キャビネット一つ当たり)のコスト削減が可能!!

キャビネットが5つあれば、年間で実に189,120円ものコスト削減が可能となります。

このように様々な面でコストを削減することができ、間接的な費用としては時間的ロス(人件費)削減、情報漏えいリスクによる損害賠償の損害金の削減なども考えられます。
ぜひ、このようなメリットも勘案し、スキャニングサービス会社に一度お見積もりを取られてみることをオススメしたいと思います。