定期刊行物・新聞

新聞、雑誌等の保管方法に関して発行業者が抱える問題、スキャニング導入による効率化などをご紹介していきます

新聞の電子化で情報検索を効率化

ここでは、定期刊行物であるものの中で新聞に照準を絞り、一見普通の企業とは違う保管物がどのように保管され、スキャニングすることでどのような効果を生じさせるかについて、導入事例をご紹介していきたいと思います。

《導入前の問題点》

・過去のデータを活かす為の手法がアナログでは対応できない
・顧客サービスの向上の一環として、スピード対応が重要であるができていない
・新聞原本は非常に劣化しやすく、人的破損リスクも多い
・記事作成にあたり、必要資料をすばやく収集することができていない

《解決策》

紙ベースでの保管状態を替え、電子化ファイリングシステムに切り替えることによって、業務の効率化と顧客満足の向上を図る

《実務》

過去の記事:約1,000枚

《導入効果》

【業務効率化】
・必要な資料をすばやく収集することが可能となり、記事作成が効率的に行えるようになった
・検索システムに登録しておいた記事のデータを、原稿作成時に再利用することも可能になった

【破損・劣化の防止】
・現物を使用することが無く、原本の劣化を最小限に防ぐことが可能となった
・情報を探すため、現物を探す必要が無いので人的破損のリスクも殆ど無くなった

【顧客へのサービスが向上】
・「過去に掲載した広告を確認したい」という要望にすぐに応えられるようになった
・「新聞に掲載された写真」の提供有無もすぐに検索し回答することが可能となった

新聞は、他の業種と比べ毎日の発行物であるため保管物も多く、保管方法についてはとても重要な判断が必要になってくると思います。
まだスキャニングサービスを導入していない同業種の企業は多々あるかと思います。
ぜひ、導入事例における『導入効果』を特にご参照にしていただき、企業としてスキャニングサービスの導入をご検討されることをオススメしたいと思います。