法的書類の電子化とe文書法

ここでは取り巻く法律環境の中でも『e文書法』に絞って内容をご紹介し、実務の中で考えられるリスクについてご案内していきたいと思います。

e文書法とスキャニング

例えば、個人情報保護法であったり、J-SOX法、知的財産保護、e文書法、場合によっては著作権なども絡んでくる可能性もあります。最近できた法律として、e文書法が挙げられますが、この法律によって紙文書のスキャニング保管方法が広く浸透してきたと言えます。

《e文書法とは》

2005年4月に施行され、正式名称を「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」といいます。
内容としては、法律上、紙での保管が義務づけられていた文書が一部を除いて電子データでの保管でも良くなったと言うものです。
具体的には、この法律により銀行法や証券取引法など、複数省庁にまたがる251の関連法が一括改正され、損益計算書や貸借対照表、高額の領収書など一部を除いて殆どの紙文書を電子化することが可能になりました。

《e文書法施行の目的》

紙文書の保管場所コストの削減や、紙の輸送コストの削減、印字などのコストの削減に加え、電子化することで文書の検索がスムーズになり業務の効率化を図る。

《電子化によるリスク》

電子化することによって文書書類の改ざんリスクが発生する可能性があります。

《リスク回避策（電子署名・タイムスタンプ）》

紙文書において行っていた署名・捺印にあたる機能を果たすのが「電子署名」や「タイムスタンプ」と言われているものとなります。

電子署名、タイムスタンプはそれぞれ公的な認可を受けた信頼性の高い第三者機関が発行するものとなっており、文書を電子化した時点で付与することとなり、作成時期、作成責任者を明確にすることを目的としています。

更に、修正があった時なども、その都度電子署名とタイムスタンプを付与することにより、改ざんリスクを防ぎ、履歴を明確にしています。

最近では、電子署名・タイムスタンプをサービスとして無料で行うスキャニングサービス会社も徐々に増えてきているようです。文書を電子化するe文書法の目的、そしてリスク回避を勘案しながら、ぜひ、文書の電子化をご検討されてみてはいかがでしょか。

その際には、スキャニングサービス会社へ外部委託し、改ざんリスク、セキュリティリスク等を恐れず安心して任せることが重要なポイントであると思います。

電子署名・タイムスタンプをサービスで行っている会社は、販売だけを考えているのではなくリスク管理もしっかりしている会社だと思いますので、ぜひオススメです。