スキャニングサービスに関する用語集

ここでは、スキャニングに関して、知っておくと便利な用語をまとめています。スキャニングサービス業者を比較検討するときなど、ぜひ参考にしてみてください。

スキャニングに関する用語集

OCR

Optical Character Recognitionの略で、光学文字認識のこと、またはOptical Character Readerの略で、光学式文字読取装置のことを言います。

手書きの文字や印字された文字を光学的に読み取り、前もって記憶している形状パターンと照合することで文字を特定し、文字データに変換するシステムになっています。

スキャニングの際にこのOCR処理を施しておくと、書類や資料の内容をキーワード検索することができるようになります。

ただし、Wordなどで機械的に印字された活字に対しては非常に高精度な読み取りが可能ですが、手書きの文字になると精度が落ちてしまうので、注意が必要です。

電子署名

紙で行われる署名と同じように、電子データに対して行われる電子的な署名のこと。

電子化された文書に対し、そのデータの作成者が誰であるか、および、そのデータが作成されてから改ざんが行われていないことを証明します。

電子データは、簡単に改ざんやコピーをすることができるため、正当性・信憑性が低くなりがちなのが弱点です。しかし電子署名をすることによってこの弱点を補い、電子データの法的証拠能力を高めることができます。

タイムスタンプ

電子化におけるタイムスタンプとは、「第三機関によって付与された正確な日時情報を電子データに添付し、その時点での電子データの存在証明と非改ざん証明を行う仕組みあるいは技術」のことです。

つまり、タイムスタンプを付与することで、その電子データがタイムスタンプに記録された時刻に確実に存在していたこと（存在証明）、およびその時刻以降に変更や改ざんがなされていないことを証明することができます。

文書情報管理士

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認定する資格で、２００１年から実施されています。上級・１級・2級の３つのクラスがあり、2014年3月の時点で累計10,500人が取得。

主にオフィスで取り扱う文書類、帳票類、伝票類、技術資料、図面などをスキャニングしたり、マイクロフィルムに撮影したりするための技術と知識を認定する資格です。

２級は誰でも受験することができますが、１級は既に２級の資格を持っている人、また上級はCompTIA CDIA+という外部の試験に合格した人しか受験することができません。

BCP

Business Continuity Planの略で、日本語で事業継続計画のこと。災害や事故などの不測の事態に備えて、重要業務への被害を最小限に抑え、仮に中断したとしても迅速に復旧・再開できるよう、事前に策定しておく行動計画のことです。

事業は文書のやりとりによって成立しているため、必要な文書の保管や管理も、BCPにおいて重要な要素になります。

電子データはバックアップ作成や分散管理が紙文書と比べて容易なため、重要文書を電子化して保管しておくことで、万一災害等で紙の文書が失われてしまっても情報を守ることができます。

また、オフィスが移動したり自宅待機命令が出たりしたときにも、電子データなら簡単・安全に文書にアクセスできるというメリットがあります。

マイクロフィルム

文書や図面などの情報を縮小撮影したフィルムです。一般的な写真用のフィルムに比べて高い解像力を持っているため、小さな面積に多くの情報を記録することができ、保存スペースの節約に効果的です。

また、保存性も高く（適切な保存を行えば100年以上もつとされています）、国際規格が標準化されているため互換性も高い、長期保存に適した記録媒体です。