基本的なサービスの流れ

スキャニングサービスを受けるときの基本的な流れについてご紹介していきます。

スキャニングサービス依頼の事前準備

スキャニングサービスを受ける時に聞かれることとしては大まかに５つほどあります。

1.対象となる書類はどのような書類なのか？（契約書、見積書、マニュアル、図面等）
2.書類の大きさはどれぐらいなのか？（サイズはどの大きさなのか等）
3.書類の量はどれぐらいなのか？（少量なのか、大量なのか等）
4.納期をいつまでで考えているのか？（何日、何ヶ月ぐらいを想定しているのか等）
これらのことを事前に調べ応えられるようにしてからお見積もり依頼をするようにしましょう。これらの事前準備が整ったら、具体的なサービスの開始となります。

• ヒアリング・見積もり・納期の打ち合わせ

確認事項
・受注書類の内容
・枚数
・契約内容
・スキャニングの品質（カラー、モノクロ、画質等）
・依頼される書類（原稿）の種類（一般書類、機密文書など）の確認
・納期の確認
・受注書類内容・枚数・契約内容・秘密保持義務等の確認

• 前処理（受注原稿受け取り）

具体的手続き
・リスト作成（原稿枚数、作業の明確化）
・原稿の受け取り
・付箋や綴じてある原稿をスキャンできる状態へ
・原稿の補修

• スキャニング

依頼内容に沿った原稿のスキャニング作業

• チェック・修正作業

チェック
・画像チェックのチェック
・修正（画像差し替え、画質補正等）
・画像の極端な傾き、ページのとび、色ムラなどをチェック
 

• 付加作業

付随業務
・インデックスの作成
・その他のデータ入力
・磁気メディア作成
・属性データの入力

• 納品

商品の納品
・お客様へ原稿の返送
・スキャンしたデータをwebまたは磁気メディアにて納品

• アフターケア納品確認

アフタフォロー
・クレーム対応

具体的なサービスの流れについては、各社各様かと思いますが、基本的な部分では変わりはありません。不明な点等があればその都度確認を行い、スムーズ、かつ自社の要望どおりに進めて行くことが重要です。

機密文書があればなお、スキャニングサービスの依頼、打ち合わせ等も重要な任務の一つに位置づけられると思います。事前準備も踏まえながら、ぜひ参考にして頂ければ幸いです。