スキャニング専門業者の選び方

スキャニングサービス会社の選定に重要なポイントと注意点、価格の目安などをご紹介していきます

スキャニングサービス業者の選定方法

スキャニングサービスをアウトソーシングしようとすると気になるのは価格の目安です。但し、価格は一概には言えず、スキャニングだけの料金では実際対応ができていないのが現状です。

例えば、書類の補修、ホッチキスはずし、枚数などによっても価格は変わってきますし、セキュリティ管理の方法によっても価格は変化します。最終的に何を重要視してスキャニングサービス会社を選定していくのかを考えていく必要があります。

スキャニングサービス業者によって得意分野は様々なので、何を頼むのか、どれぐらい頼むのかをよく把握し、『この分野において信用のおける両者なのか』を見極めることが重要です。

調べておきたいこととして、

物流などを扱う会社が、倉庫内の空きスペースを文書保管用の場所として貸すことによって賃料を取り、電子化・ファイリング業務などを他社へ丸投げということが多々あるようです。
問題点としては、監視の目も行き届きにくくなり、責任も不明確になりかねない点が挙げられます。

問題となるのは、情報漏えいが挙げられます。情報漏えいを避けるためにしたスキャニング行為が逆効果だったとしたら目もあてられなくなりますので、施設セキュリティ、選定業者先の本業などをよく調査することが必要です。

などは最低限調べておく必要がある項目であると思いますので、ぜひ参考にしてみてください。

電子化する場合に、どんなサービスをご希望か、以下のポイントで確認をしてみることをおすすめします。

・大量に頼みたい
・自分の頼みたい分だけを段ボールにつめてその分だけ頼みたい
・どこよりも安く頼みたい
・スキャニングサービス以外のところでも業務の一環として書類の補修などをし、その上で頼みたい
・資格を持っているプロの会社で頼みたい

また、業者によってはスキャニングできるもの、スキャニングできないものなどもあり、業種によっては「図面」「書籍」「マイクロフィルム」などを依頼されるところもあるかと思いますので、ぜひ事前にご確認されることをオススメ致します。